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Puesto 01 · el administrativo
El que registra la factura, archiva el documento y persigue lo que falta.
Es donde el ahorro se mide más fácil, porque las horas de administración se cuentan. Recoge lo que entra por cinco canales distintos, lo normaliza en una sola cola con estados y entrega el periodo cerrado a tu gestoría.
- Puesto
- Oficina Inteligente
- Hace de
- El administrativo
- Para quién
- Asesorías, despachos, distribución, ingeniería y construcción. Cualquier empresa con volumen documental.
- Alta
- 3 a 4 semanas
- Se entrega
- Procesos automatizados, integraciones, panel de control y manual de operación.
- Presupuesto
- Tras el diagnóstico, nunca antes
Descripción de funciones
Esto es lo que hace, y queda escrito antes de firmar. Es la lista que entra en el contrato, no un folleto.
- 01
Recibe la factura, extrae los datos y la registra en el ERP.
- 02
Clasifica y archiva documentación con nomenclatura homogénea.
- 03
Lee el correo, identifica lo que requiere acción y lo enruta.
- 04
Genera contratos, presupuestos y documentos desde plantilla.
- 05
Lanza circuitos de aprobación y firma electrónica.
- 06
Concilia información entre el ERP, Microsoft 365 y las carpetas.
Y esto es lo que no hace
La mitad que suele faltar en estas conversaciones. Preferimos decirlo aquí que descubrirlo a mitad de la implantación.
- No compite con tu ERP: lo rodea. La digitalización te la vende ya tu propio programa de facturación, y tu correo filtra gratis. El valor está en lo que pasa después.
- La descarga desde portales de proveedor queda fuera del paquete estándar. Son credenciales de terceros, un desarrollo por portal y unas condiciones de uso que hay que leer antes. De serie te avisa de que esa factura toca bajarla a mano.
- Nada se escribe en tu ERP sin confianza suficiente. Lo dudoso cae a un cajón de revisión humana en vez de colarse.
- No prometemos cero errores. Prometemos errores trazables y revisión humana de lo dudoso, que es mejor y además es verdad.
- No te certificamos para Verifactu: quien se certifica es el software de facturación, no nosotros. Lo que entregamos es la facturación electrónica funcionando de punta a punta sobre un sistema que cumple.
Cómo está construido
Por dentro es una capa de entrada que normaliza cinco canales, un pipeline de extracción con OCR local, y conectores de escritura al ERP con claves de alcance mínimo, deduplicación previa y traza de cada alta. La capa de entrada es transversal: los otros puestos beben de ella en vez de conectarse cada uno por su cuenta.
Ninguna integración se promete sin comprobarla
Los conectores con tus sistemas se validan durante el diagnóstico. Hasta que no hemos visto tu ERP, tu CRM y tus permisos reales, no damos por posible ninguna conexión. Es más lento de contar y evita la conversación incómoda de la semana tres.
El reloj empieza con los accesos
El plazo de 3 a 4 semanas cuenta desde que están entregados los accesos, no desde la firma. Está escrito en el contrato para que no dependa de la memoria de nadie.
Preguntas sobre este puesto
Mi programa de facturación ya lee las facturas. ¿Qué gano con esto?
Lo que pasa antes y después de leerlas. Tu programa resuelve el tramo del medio: coge un documento y lo asienta. De lo demás no se ocupa nadie: recoger lo que entra por cinco sitios distintos (el adjunto del correo, el enlace de descarga, el portal del proveedor, el papel escaneado y el ticket), ver qué falta a final de mes, reclamarlo y entregar el periodo cerrado a tu gestoría.
Eso es lo que hace este puesto.
¿Con qué programas de contabilidad funciona?
Holded lo tenemos conectado en producción en nuestra propia empresa. Con Sage, a3 y el resto no damos nada por hecho hasta verlo: en el diagnóstico comprobamos si tu programa deja conectarse y con qué permisos. Si no deja, te lo decimos ahí, antes de que haya contrato.
¿Me deja preparado para Verifactu?
Te deja la facturación funcionando de punta a punta sobre un programa que cumple, que no es lo mismo que certificarte. Quien tiene que cumplir es el software de facturación, y su fabricante lo acredita con una declaración responsable: en el diagnóstico miramos si el tuyo la tiene. Lo nuestro es lo de alrededor, desde la recepción hasta la conciliación.
Ojo con mezclarlo con la factura electrónica obligatoria entre empresas. Son dos obligaciones distintas, con calendarios distintos, y conviene no confundirlas cuando se habla con la gestoría.
Mi gestoría es externa. ¿Tiene que cambiar su forma de trabajar?
No. Al cierre de cada periodo le llega el paquete completo: facturas recibidas y emitidas, movimientos de banco y de tarjeta. Va por correo o dentro de su propio programa, según lo que ese programa admita. La gestoría sigue con sus herramientas, y lo único que cambia es que deja de perseguirte para que le mandes los papeles.
¿Y los tickets de papel? ¿Hay que instalar una aplicación?
No hay aplicación. Tu equipo abre una dirección web en el móvil, hace la foto y la foto entra en la misma bandeja que todo lo demás. El ticket de papel térmico, que se borra y no tiene un formato fijo, es el peor documento que hay para leer de forma automática. Cuando la lectura no es fiable va derecho al cajón de revisión, en vez de colarse en tu contabilidad con un importe equivocado.
¿Emite facturas por su cuenta?
Solo cuando no hay nada que decidir: una venta en tu tienda online o la renovación de una suscripción, donde el importe y el momento quedaron fijados al configurarlo. Si la factura depende de un presupuesto aceptado, de un hito o de una entrega, la deja preparada y la emite una persona.
Hay dos motivos. Una factura mal emitida no se borra, se rectifica. Y decidir cuándo se factura te corresponde a ti.
Los otros tres puestos
Se contratan sueltos, de dos en dos o los cuatro. Cada formato con su límite escrito de procesos e integraciones.