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Puesto 03 · el recepcionista
El que atiende a las tres de la mañana y no pierde la cita.
Cinco canales: web, WhatsApp, correo, voz y formularios. Resuelve lo repetido, abre la incidencia, reserva contra tu agenda real y deriva lo complejo con el contexto ya resumido, para que nadie tenga que repetir su historia.
- Puesto
- Atención 24/7
- Hace de
- El recepcionista
- Para quién
- Clínicas, mantenimiento y cualquier negocio con citas y consultas repetidas.
- Alta
- 2 a 3 semanas
- Se entrega
- Canales conectados, agente con derivación a persona, reserva contra agenda real y panel de conversaciones.
- Presupuesto
- Tras el diagnóstico, nunca antes
Descripción de funciones
Esto es lo que hace, y queda escrito antes de firmar. Es la lista que entra en el contrato, no un folleto.
- 01
Resuelve consultas frecuentes: precios, plazos, estado del pedido, horarios y condiciones.
- 02
Gestiona incidencias: abre el ticket, recoge los datos y avisa al responsable.
- 03
Reserva citas consultando disponibilidad real y confirmando en la agenda.
- 04
Convierte cada conversación en un registro del CRM.
- 05
Envía documentación: fichas, presupuestos tipo, certificados e instrucciones.
- 06
Deriva lo complejo al equipo con el contexto resumido.
Y esto es lo que no hace
La mitad que suele faltar en estas conversaciones. Preferimos decirlo aquí que descubrirlo a mitad de la implantación.
- Es el menos rodado de los cuatro, y lo decimos antes de que lo pregunte nadie. El canal conversacional entero es nuevo para nosotros, así que se está estrenando en nuestra propia empresa antes de venderlo.
- Nada irreversible sin una persona: no cancela, no compromete y no cobra por su cuenta.
- El agente mide su propia confianza. Por debajo del umbral no improvisa: deriva.
- No sustituye a tu equipo en lo que exige criterio. Resuelve lo frecuente, que es la mayoría del volumen y casi nada del valor.
Cómo está construido
Aplicación conversacional con webhooks entrantes, agente con derivación a persona y umbral de confianza que decide si actúa solo. La reserva se hace leyendo la agenda real por API. Al elegir proveedor conversacional, WhatsApp, Instagram y Messenger salen del mismo sitio: una decisión desbloquea tres canales.
Ninguna integración se promete sin comprobarla
Los conectores con tus sistemas se validan durante el diagnóstico. Hasta que no hemos visto tu ERP, tu CRM y tus permisos reales, no damos por posible ninguna conexión. Es más lento de contar y evita la conversación incómoda de la semana tres.
El reloj empieza con los accesos
El plazo de 2 a 3 semanas cuenta desde que están entregados los accesos, no desde la firma. Está escrito en el contrato para que no dependa de la memoria de nadie.
Preguntas sobre este puesto
¿Lo puedo contratar ya?
Todavía no lo implantamos en clientes. Es el menos rodado de los cuatro y lo estamos estrenando en nuestra propia empresa: hasta que ese piloto no dé resultados medidos, no lo ponemos a atender a los clientes de nadie.
Si es lo que más te duele, pide el diagnóstico igualmente. El mapa de procesos te sirve para decidir cuándo te conviene, y a veces aparece antes otro puesto que devuelve más.
¿Se inventa las respuestas?
Contesta a partir de tu documentación, como tus horarios o tus condiciones de servicio. No lo entrenamos con tus datos: le damos acceso a esos documentos para que busque ahí antes de responder. Y mide su propia confianza. Si la respuesta no está en lo que le has dado, pasa la conversación a tu equipo en lugar de rellenar el hueco con algo que suene bien.
¿Qué pasa si a las tres de la mañana llega algo que no sabe resolver?
A esa hora no hay nadie a quien pasárselo, así que hace lo que haría un recepcionista de guardia: recoge los datos, deja la incidencia abierta y avisa al responsable. Cuando tu equipo llega por la mañana tiene el caso resumido, y el cliente no tiene que volver a contar su historia.
¿Con qué agenda trabaja?
Con la que ya usas. Lee la disponibilidad real antes de ofrecer un hueco, para no dar una cita que no existe. Google Calendar se conecta por su vía oficial. Si tus citas viven en otro sitio, por ejemplo en el programa de gestión de tu clínica, en el diagnóstico se comprueba si deja conectarse, y si no deja lo sabrás antes de firmar.
Los otros tres puestos
Se contratan sueltos, de dos en dos o los cuatro. Cada formato con su límite escrito de procesos e integraciones.