Qué hace Gemini con los datos de tu empresa

Alguien de tu equipo pega en Gemini el contrato de un cliente para que se lo resuma. La cuenta es suya, quizá la pague él o quizá la empresa con la tarjeta, y nadie se ha preguntado qué pasa con ese texto después. La respuesta depende menos de la herramienta que del tipo de cuenta y del contrato que haya detrás.

Este artículo repasa lo que dicen las condiciones oficiales de Google sobre cuatro asuntos: si entrena con tus datos, cuánto los guarda, si pueden quedarse en la Unión Europea y qué contrato de encargo de tratamiento ofrece. Es una foto a 5 de octubre de 2026. Forma parte de una serie de cuatro: ChatGPT, Claude y Copilot. Estas páginas cambian a menudo, así que antes de decidir nada abre los enlaces del pie.

Dos ideas atraviesan todo lo que viene. «No entrenar» no significa «no guardar». Y el plan personal de un empleado, aunque lo pague, no tiene las condiciones del plan de empresa.

La frontera es la cuenta, no lo que pagas

Google avisa de que, con una cuenta de trabajo o de centro educativo, el uso de la app Gemini puede estar sujeto a otras condiciones de tratamiento de datos¹. Nuestra lectura es que la línea la marcan el tipo de cuenta y el contrato. Lo que lleva a tu empresa al otro lado es contratar un plan de empresa; pagar una suscripción individual con la tarjeta de la empresa no cambia esa cuenta de lado. Si un empleado usa su Gemini personal para trabajar, rige lo que él aceptó como particular.

Si entrena con lo que escribes

Entrenar un modelo es usar textos para ajustar el modelo de lenguaje, de forma que lo leído influya en cómo responderán sus versiones futuras. Cuando un fabricante dice que no entrena con tus datos, habla de eso y sólo de eso: no dice cuánto tiempo los guarda.

Si usas la app Gemini con una cuenta personal y tienes activado el ajuste de guardar actividad (Keep Activity), Google usa tu actividad para prestar, desarrollar y mejorar sus servicios, lo que incluye entrenar modelos de IA generativa¹. Si lo desactivas y no envías comentarios, tus chats futuros no se usan para mejorar sus modelos de IA¹. Parte de esa actividad la revisan personas, y Google lo dice claro: pide que no introduzcas información confidencial que no quieras que vea un revisor o que Google use para mejorar sus servicios¹.

En Google Workspace, el compromiso está en el contrato: sus Términos Específicos del Servicio dicen que Google no usará los datos del cliente para entrenar ni perfeccionar los modelos de IA generativa de Workspace «sin que el cliente se lo haya indicado o le haya dado permiso para ello previamente»². Su centro de privacidad añade que tu contenido no lo revisan personas ni se usa para entrenar fuera de tu dominio sin permiso³. La API de Gemini queda fuera de este repaso.

Cuánto lo guarda

En la app personal, las conversaciones se borran solas a los 18 meses por defecto, y puedes cambiarlo a 3 meses, 36 meses o sin límite¹. Lo que revisan proveedores externos se desvincula de tu cuenta y se guarda 3 años¹.

En la app Gemini de Workspace, el administrador elige borrar las conversaciones a los 3, 18 o 36 meses; si no toca nada, son 18³. Con el historial desactivado, los chats nuevos se guardan igualmente hasta 72 horas³. Dentro de Gmail, Docs y el resto de aplicaciones, las indicaciones y respuestas se conservan entre 90 días e indefinidamente, según decida el administrador³. Y cuando tu empresa borra datos, el anexo de Cloud da a Google un plazo máximo de 180 días para eliminarlos de sus sistemas⁴.

Si los datos pueden quedarse en Europa

Con las regiones de datos de Workspace se puede elegir guardar los datos en EE. UU. o en Europa⁵, incluidas las indicaciones y respuestas de la app Gemini y de Gemini en Workspace⁵. La versión básica viene en Frontline Standard, Business Standard y Business Plus⁵, y los usuarios sin una edición compatible quedan fuera⁶. Business Starter no aparece en esas listas.

Dos matices más: lo cubierto durante el procesamiento varía según la edición⁵, sin que esa página aclare si la versión básica mantiene en Europa el procesamiento de Gemini o sólo el almacenamiento; y Gemini Notebook queda fuera de los ajustes de región de datos³.

El contrato de encargo

En Workspace, las indicaciones de los usuarios cuentan como datos del cliente bajo el anexo de tratamiento de datos de Cloud³. En ese anexo, Google es encargado y el cliente, responsable o encargado según el caso⁴. Archívalo con la fecha.

Lo que conviene revisar

• Con qué correo entra cada persona. Si es una dirección personal, sospecha de un plan personal y compruébalo en los ajustes de la cuenta.
• Los gastos de los últimos meses: cada suscripción individual es una cuenta personal más que añadir al inventario.
• Si alguien va a seguir con su cuenta personal para tareas sin datos sensibles, que al menos apague el uso para entrenar, si la herramienta lo permite, y no pulse los botones de valoración.

Hay cosas que, en nuestra opinión, no deberían entrar nunca en un asistente con cuenta personal: datos que identifiquen a clientes, proveedores o empleados; salud, nóminas o asuntos de recursos humanos; contratos, ofertas y precios que todavía no son públicos; contraseñas y claves de API; y cuentas o cifras internas que no quieras ver fuera.

Ponle fecha de revisión. Esta foto es del 5 de octubre de 2026: vuelve a leer las condiciones cada seis meses y cada vez que el proveedor anuncie cambios.